• 0888557155
  • momchilmarchev@gmail.com

Category ArchiveМеки умения

10 отлично работещи. открити съвета за организиране на по-добри срещи.

1) Помолете всички да дойдат от 5 до 10 минути по-рано. Това дава на всеки време да се социализира, да си вземе кафе или да организира и подреди материалите си, преди срещата. Също така обезпечава присъствието на всички в уговорения за начало на срещата час. Превърнете това в част от дневния ред.

2) Дискутирайте наболели въпроси с ключови участници преди самата среща. Използвайте това като възможност да слушате и събирате информация по тези въпроси. Благодарение на това, ще можете да разберете различните гледни точки, нужди и лични истории. Тази информация може да ви помогне в изготвянето на дневния ред и провеждането на срещата. Освен това, така ще имате възможност да съдействате в намирането на решения или в изготвянето на стратегии за решения преди срещата. Във всеки случай, резултатът ще се изрази в по-ефективна среща.

3) Планирайте кратки срещи, фокусирани върху единичен проблем. Хората работят по-ефективно за по-кратки интервали от време (такива като 45 минути). Това също ви позволява да съберете на едно място експертите с проблемите, за по-ефективни срещи.

4) Изпращайте копия с протоколите на всички, които биха могли да са поканени само по информативни причини. Те могат да прочетат протоколите за кратка част от времето, което биха прекарали по време на срещата.

5) Ако ви се струва, че водещият е позволил целта на срещата да загуби фокус, задайте въпроса: „Какво искате да постигнете?” или „Как можем да ви помогнем”, или „Как ще разберем, че сме приключили работата върху това?”. Тези въпроси могат да помогнат на срещата да се фокусира обратно върху целта си.

6) Ако изглежда, че срещата е излязла извън контрол, предложете отлагане и повторно провеждане на по-късен етап. Това ще ви даде време да изясните целите, да подготвите стратегии и да разберете по-добре въпросите, които ще се обсъждат.

7) Обобщете съдържанието в ключови точки. Това подсигурява, че всеки има същото разбиране за основния смисъл. Въпреки че това е една от отговорностите на ръководещия срещата, тя може да бъде поета от всеки присъстващ.

8) Подгответе списък с въпроси, идеи и предложения преди срещата. Така можете да фокусирате вниманието си върху дискусията по време на срещата.

9) Наблюдавайте слушателите, вместо говорителя. Езикът на телата и лицата им ще ви каже дали са съгласни или не, което може да даде насока на личното ви участие в дискусията.

10) Работете с чувство на уместна неотложност. Животът е ограничен и дискусиите по време на срещи би следвало също да имат лимит. Планирайте времева рамка и след това я използвайте да ръководите срещата си. Отделете допълнително време само когато даден въпрос го оправдава.